従業員が入社するとき

勤務時間、雇用期間、賃金、事業所の適用状況などから加入要否を確認します。雇用条件を決める段階で、手続きと本人への説明が必要か整理します。

所定労働時間や雇用見込み等を確認します。学生・役員・複数就業など、扱いが異なる場合もあるため、個別の条件を確認してから進めます。

出社日・出社時間・必要書類・内定取消となる場合を書面でお伝えください。口頭のみだと後から確認できません。

承諾のお礼とあわせて、この後に必要書類のご案内をする旨を伝えておくと、ご本人の不安が減ります。

仕事内容・勤務場所・勤務時間・給与などを、書面で確認できる形にします。就業場所や業務の変更範囲、有期契約の更新条件など、使用する書式の記載項目も確認します。

次のものをお願いしてください。

• マイナンバーが分かるもの
• 雇用保険被保険者証（前職がある場合）
• 今年の源泉徴収票（前職がある場合）
• 扶養控除等（異動）申告書
• 給与の振込口座
• 緊急連絡先

入社後に聞くと、5日以内の届出に間に合いません。この段階で確認してください。年収の見込みと続柄まで聞いておくと手戻りがありません。

雇入時健康診断の対象と実施方法を確認し、本人へ案内します。最近受診した健診結果がある場合も、必要な項目を満たすか確認して扱いを決めます。

氏名・生年月日・性別・住所・業務の種類・雇入年月日などを記載します。システムから出力できれば別に用意する必要はありません。

労働時間・休日・休暇の設定まで済ませておくと、初回の締めで慌てません。

社員証・PC・鍵・制服など。誰にいつ何を渡したかを記録に残しておくと、退職時に困りません。

所属・氏名・入社日など、必要最小限にとどめてください。

前日までに出社時間と場所を再度お伝えすると、ご本人の不安が減ります。

案内していた書類を受け取ります。

就業規則をどこで確認できるか、勤怠や休暇をどう申請するかを説明します。書類を渡すだけでなく、仕事を始めるうえで必要なルールを本人と確認します。

有給休暇の付与日・日数・条件は、あとから質問が出やすい項目です。この場で説明しておくと後が楽です。

社会保険の加入対象となる方の資格取得手続きを進めます。本人情報と報酬見込みを確認し、資格確認書の発行が必要かも確かめます。

前職の雇用保険被保険者証で被保険者番号を確認します。

• 続柄が分かるもの（戸籍謄抄本または住民票）
• 収入が分かるもの（労働条件通知書、雇用契約書、直近3か月の給与明細など）
• 別居の場合は仕送りが分かるもの

続柄、年齢、収入の種類と見込み、生計維持の状況などを確認します。社会保険と税の扶養は別の制度です。収入額だけで結論を出さず、加入先の保険者の条件に沿って確認します。

ご家族のマイナンバーが必要です。

協会けんぽから会社宛に届きます。受け取ったらご本人にお渡しください。

「被保険者通知用」の確認通知書と被保険者証をご本人へ。事業主通知用は会社で保管します。

前職での処理によって対応が変わります。ご本人に確認してください。

• 前職の最後の給与で一括徴収した　→ 翌年6月から控除
• 引き継いで特別徴収する　→ 異動届出書を市区町村へ
• 普通徴収に切り替えた　→ 切替申請書と納付書を市区町村へ

賃金規程に定めがある場合は、支給の可否と金額をご確認ください。

給与体系・社会保険・雇用保険・振込口座を設定します。

入社月の勤怠や会社の賃金規程を基に計算します。日割り計算・手当・保険料の控除時期などを確認し、本人に説明できるようにしてから会社が承認・支払います。