従業員が退職するとき（自己都合）

就業規則の申出時期、引継ぎ、秘密保持、貸与物、競業避止、退職金の定めを確認します。

退職意思、退職日、退職理由、申出日・受領日を記録します。書類名だけでなく、本人の意思と記載内容を確認してください。

退職日、最終出社日、有給休暇、引継ぎ期間、退職後の連絡先を区別して確認します。

公表時期・範囲を本人と調整し、退職理由などの個人情報は必要以上に共有しません。

健康保険、雇用保険、住民税、源泉徴収票、退職証明書、貸与物の扱いを本人へまとめて説明します。

退職後の保険の切替を案内し、在職時の資格で受診しないよう本人・家族へ説明します。資格確認書等がある場合は、返納対象と返却方法を確認します。

退職後の健康保険について、任意継続、国民健康保険、ご家族の健康保険の被扶養者という選択肢を案内します。

任意継続は、資格喪失日の前日までに被保険者期間が継続して2か月以上あり、資格喪失日から20日以内に本人が申し出る必要があります。

離職票の希望を確認して記録します。59歳以上の退職者は、希望の有無にかかわらず離職証明書の提出が必要です。希望だけで省略を決めないようにします。

秘密保持、競業避止、従業員への勧誘等について、条項の目的と範囲を説明して記名を受けます。

賃金規程・退職金規程から対象、計算方法、支給日、税務書類を確認します。

社員証、PC、鍵、カード、資料等をチェックリストで回収し、メール・クラウド・業務システムの権限を停止します。

残業、有給休暇、欠勤、立替金、通勤費、貸与物未返却等を確認して給与担当へ連携します。

資格喪失日は退職日の翌日です。資格確認書等を添えて、健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届を提出します。

離職票を希望せず、59歳未満など省略できる条件に当てはまる場合の手続きです。資格喪失の届出自体は必要なため、加入状況と離職票の要否を分けて確認します。

離職票を希望する場合や、年齢などから離職証明書の作成が必要な場合に進めます。離職理由・賃金・出勤日数を資料で確認し、本人への確認も行います。

会社控えを保管し、本人用の確認通知書、離職票等を追跡可能な方法で送付します。

最終勤怠、社会保険料、住民税、有給・欠勤、手当、未精算項目を反映します。

退職の時期や本人の状況に合わせて、住民税の徴収方法と異動届を会社の税務担当等に確認します。給与計算に反映する金額・時期と、届出の窓口を分けて整理します。

会社の規程に沿って対象・算定額・支給時期を確定します。源泉徴収等の税務は、会社の税務担当・税理士等と確認して進めます。

給与所得の源泉徴収票の作成・交付は、会社の税務担当・税理士等と確認します。通常の月例給与計算に、年末調整・法定調書関係まで含まれると考えず、依頼先と範囲を整理します。